Come funziona Alphabet Soft Accounting System

La rete di calzature Alphabet è orgogliosa del suo sistema di contabilità, progettato specificamente per le esigenze dell'azienda. Questo sistema semplifica molti processi, salva i dipendenti da inutili routine cartacee e aiuta l'acquirente a trovare esattamente il prodotto di cui ha bisogno. Insieme ai rappresentanti della società Alphabet, la rivista Shoes Report ha seguito le fasi principali della collaborazione con il prodotto per vedere con i propri occhi come le moderne tecnologie aiutano a rendere l'azienda più efficiente.

Il sistema contabile "Alfavit-Soft" si basa sul database "1C", ma viene costantemente migliorato e adeguato dai programmatori aziendali alle esigenze della rete calzaturiera. Contiene diversi elementi che facilitano notevolmente il lavoro dei manager di Alphabet e consentono di non perdere tempo in scartoffie inutili. Uno di questi componenti aggiuntivi è il poetico Blue Scroll, che include una varietà di rapporti che vanno dall'analisi dei difetti dei fornitori ai rapporti sulle vendite. La loro caratteristica principale è che tutti i report vengono generati automaticamente e, se necessario, vengono inviati ai fornitori nella stessa modalità automatica in un determinato giorno della settimana.

Il sistema Alfavit-Soft copre tutti i processi vitali di un'azienda calzaturiera: ordinare le merci dai fornitori, riceverle presso il centro logistico e l'ufficio della divisione subordinata, distribuire le merci ai negozi, fare l'inventario e venderle al cliente finale. I dettagli su tutti questi processi possono essere visualizzati in qualsiasi momento nel sistema e nella chat aziendale, anch'essa parte di "Alphabet-Soft". Un controllo così ampio e non dispendioso in termini di tempo è diventato possibile grazie all'automazione dei processi, che ha le sue caratteristiche nella rete Alphabet. Insieme al CEO della catena, Andrey Shirokov, abbiamo seguito le fasi principali del lavoro con le merci e abbiamo capito esattamente come le moderne tecnologie consentono di facilitare la contabilità in una grande azienda.

Prima fase: accettazione della merce. I prodotti dei fornitori arrivano inizialmente presso la filiale dell'azienda.

"Alfabeto". E poiché l'azienda collabora con un totale di 50 partner, la consegna delle merci al centro logistico "Alphabet" avviene in base ad accordi e in modo pianificato, il che aiuta a evitare lavori urgenti. Quando accetta la merce, la persona in servizio presso l'ufficio di divisione non solo redige i documenti necessari, ma annota anche nella chat di servizio dell'azienda e nel sistema Alphabet-Soft, a che ora e quando è arrivato il fornitore, quante paia ha portato e quale dipendente sarà impegnato nella divisione della merce. se il tempo di consegna è in ritardo, se

prezzi e determina dalla foto se questo è il modello ordinato dall'azienda. In caso di discrepanze, l'ufficiale di servizio contatta il responsabile alla guida del fornitore e un ulteriore chiarimento delle circostanze ricade sulle spalle del dipendente responsabile dell'azienda. Se tutti i termini di consegna vengono rispettati, le informazioni vengono inserite nel sistema "Alphabet-Soft" e quindi nel report corrispondente, che viene compilato automaticamente in questo sistema.

Fase due: la codifica a barre. Dopo aver verificato che l'articolo corrisponda all'ordine, il responsabile dell'inventario gli assegna un codice speciale che codifica non solo il numero dell'articolo, ma anche il colore e, soprattutto, la taglia. L'etichetta con il codice a barre include anche il numero di identificazione personale del dipendente che la applicherà.

le etichette sulle scatole e il simbolo del negozio a cui andrà il vapore viene applicato. Sulla base di queste informazioni, il gestore redige una scheda prodotto per il database Alphabet-Soft. I codici a barre vengono stampati su una stampante ad alta velocità e consegnati al personale del magazzino, che etichetterà le scatole da scarpe.

Terzo passo: la fotografia per il negozio online. Dopo aver inserito i dati della modella nel database e stampato le fascette con i codici a barre univoci, il responsabile porta la mezza parka allo studio fotografico situato proprio all'interno degli uffici della divisione. Lì, fotografano la modella in formato 3D per caricare le immagini sul sito web del negozio online di Alphabet.

Fase quattro: preparazione della merce per la distribuzione ai negozi. Dopo il controllo presso l'ufficio di distribuzione, la merce e i relativi codici a barre vengono inviati a uno dei tre addetti all'etichettatura presenti in magazzino. Gli addetti, utilizzando le note dei responsabili nel database di Alphabet-Soft, aprono le scatole e le suddividono per inviare a ciascun negozio la quantità esatta di merce richiesta. Applicano inoltre un'etichetta con codice a barre a ogni scatola di scarpe.

Applicare adesivi alle scatole non è un lavoro facile che richiede abilità e abilità speciali, poiché ogni etichetta è unica e corrisponde a un particolare paio di scarpe di una certa taglia. L'incollatore non solo non può confondere le etichette, ma deve anche incollarle esattamente, senza sovrapporre gli adesivi del produttore e altre designazioni sulla scatola con un paio di scarpe. Gli incollatori già esperti affrontano facilmente e molto rapidamente il loro compito e insieme possono elaborare fino a 8mila paia al giorno. Nel febbraio 2013, i dipendenti dell'ufficio della divisione hanno stabilito un record: hanno elaborato 27 paia a settimana.

Fase cinque: distribuzione dei negozi nella rete. Le scatole riempite con scarpe già segnate vengono inviate alle catene di negozi, ma nel centro logistico rimane una certa scorta di scarpe: sarà facile smistarla in negozio non appena la taglia richiesta di un determinato modello sarà esaurita. I dipendenti dell'ufficio monitorano la situazione con l'aiuto di un rapporto speciale del sistema Alphabet-Soft, che mostra dove è necessario trasferire le scarpe della misura richiesta. Il report stesso viene compilato ogni lunedì automaticamente su richiesta dell'operatore dall'ufficio commerciale.

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Il responsabile del negozio accetta la merce nel magazzino interno e, tramite un sensore, legge codici a barre ed etichette univoche sulle scatole con modelli incollati su scatole da scarpe. Oltre ai casi in cui il negozio riceve la merce, tale inventario del magazzino avviene ogni due settimane, quando il responsabile del negozio consegna il turno a un altro responsabile. Foto "Ricezione merci" e "Scansione"

A proposito di inventario: le merci vengono scansionate nell'area vendita 2 volte a settimana, e i loro dati vengono inviati al sistema Alphabet-Soft. Come risultato della scansione delle vetrine dei negozi, diventa chiaro ai venditori quanti modelli, a causa del trambusto quotidiano, non sono stati esposti nella hall, ei dirigenti dell'azienda vedono in quali negozi lavorano i dipendenti più attenti e in quale percentuale di riempimento delle vetrine lascia molto a desiderare.

Fase sei: il "ciclo di vita" del prodotto nell'area vendita. Un esemplare di ogni modello, proveniente dal centro logistico, trova posto nella vetrina dell'area vendita. Viene apposto un cartellino del prezzo: oltre al codice a barre e al prezzo, il cartellino indica anche il prezzo riservato ai possessori di carta fedeltà, che è significativamente inferiore al prezzo standard. Tutto il resto è stoccato nel magazzino del negozio: ogni taglia viene prelevata su richiesta del venditore dall'addetto al rifornimento del prodotto.

Ormai da tre anni i chioschi informativi sono operativi in ​​tutti i negozi della catena Alphabet. Con il loro aiuto, i clienti non solo possono selezionare facilmente un modello in base ai parametri per loro importanti, ma anche scoprire la disponibilità della taglia richiesta di una delle coppie presentate in vetrina. Per fare ciò, l'acquirente deve semplicemente scansionare il codice a barre sul cartellino del prezzo, avvicinandolo alla finestra del chiosco informazioni.

Il programma integrato nel chiosco informazioni mostrerà in quali dimensioni il modello che è piaciuto al cliente è presentato nel magazzino del negozio. Ciò consente di risparmiare notevolmente il tempo del venditore, che non deve cercare "alla cieca" la dimensione nel magazzino, e solleva l'acquirente dalla dolorosa attesa dell'ambita coppia in sala.

Se il modello della dimensione richiesta non è nel magazzino di questo negozio, il programma nel chiosco informazioni non solo mostrerà in quale negozio Alphabet si trova, ma creerà anche un elenco di negozi per distanza ed emetterà una mappa con istruzioni dettagliate su come arrivare al punto vendita desiderato.

Settimo passaggio: acquisto dell'articolo. Se il cliente è interessato all'articolo disponibile in magazzino, il commesso lo aiuterà a completare l'acquisto tramite lo stesso chiosco informativo. Il programma richiede l'ID utente del responsabile che ha gestito la vendita, l'ID del dipendente che ha prelevato l'articolo dal magazzino, il numero della carta sconto e la taglia del paio venduto. L'informazione sulla taglia è fondamentale, in quanto consente di cancellare immediatamente l'articolo dall'inventario del negozio e di indicare nel sistema Alfavit-Soft che paia della stessa taglia devono essere consegnate al negozio dal centro logistico.

Come risultato della collaborazione con il chiosco di informazioni, l'acquirente riceve il numero di acquisto e si reca alla cassa per pagare il suo acquisto con lui. Il venditore, nel frattempo, può vedere il suo posto nella classifica di tutti i venditori del negozio. La valutazione viene compilata in tempo reale e mostra quale posto occupa ciascun venditore, quanto vapore ha venduto e quale bonus riceverà per il lavoro svolto.

Fase otto: Analisi delle vendite. Tutte le informazioni sulle prestazioni di tutti i venditori della catena e sul numero di paia vendute vengono raccolte dai computer dei punti vendita di tutti i negozi, inserite nel sistema Alfavit-Soft e visualizzate nella chat aziendale. Qualsiasi responsabile o altro dipendente interessato può rimanere informato sulle prestazioni dell'azienda, ovunque si trovi. Per ogni negozio, vengono visualizzati il ​​piano di vendita mensile, il piano giornaliero, la percentuale di completamento e il lavoro rimanente. Inoltre, la chat aziendale mostra la classifica giornaliera di tutti i venditori Alfavit: i primi 15 ricevono un bonus giornaliero di 500 rubli. I responsabili dei negozi non dovranno perdere tempo a identificare i venditori più attivi, poiché il sistema lo fa automaticamente ogni giorno.

Il sistema Alfavit-Soft avvolge così come una rete tutti i processi che si svolgono in azienda, rendendoli trasparenti e consentendo un pronto processo decisionale. Dopo aver investito denaro nel lavoro dei programmatori, la società "Alphabet" è stata in grado di risparmiare denaro assegnando tempo ai propri dipendenti per lavorare con clienti e merci, e non con pezzi di carta.