Regole di sicurezza del direttore generale

Il Direttore Generale è una persona che è assolutamente responsabile di tutto ciò che accade nella società, dalle violazioni nella preparazione dei documenti fiscali al mancato adempimento di un piano aziendale. Come assicurarti il ​​più possibile dai rischi emergenti e proteggerti dal fallimento personale, afferma Vladimir Fokin, Managing Partner dello Studio Legale Fokin & Partners.
Vladimir Fokin, Fondatore e Managing Partner, Studio legale Fokin & Partners. Un avvocato con oltre 15 anni di esperienza. Dottorato in giurisprudenza. Un esperto in pianificazione fiscale, sicurezza legale delle imprese e altri aspetti legali dell'imprenditoria.

Lo studio legale Fokin & Partners opera in Russia dal 2003 e fornisce servizi in materia di diritto societario, tributario, immobiliare e della proprietà intellettuale.

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Prima che il CEO di qualsiasi, anche una piccola azienda, si presenti un intero gruppo di rischi. Li elenchiamo in base alla loro importanza: rischi fiscali, rischi penali, rischi aziendali e amministrativi. Questi ultimi sono i meno significativi perché sono associati a multe per reati come la non conformità agli standard di sicurezza antincendio e sono descritti in dettaglio nel Codice dei reati amministrativi. Gli amministratori delegati a volte non sospettano nemmeno l'esistenza di altri rischi, sebbene possano trasformarsi in conseguenze drammatiche, quindi vale la pena parlarne di più.

Rischi fiscali

Nel caso di un'indagine fiscale, il primo sospettato è sempre l'amministratore delegato, quindi il rischio fiscale più evidente che si presenta davanti a lui è la responsabilità del lavoro di contabilità. Per non pagare gli errori di ciascun dipendente, è necessario delegare con competenza la responsabilità al personale. In primo luogo, la società dovrebbe disporre di una disposizione sulla contabilità e separatamente sul capo contabile, che descriva in dettaglio tutte le responsabilità del capo contabile e afferma che tali compiti devono essere espletati nel rigoroso rispetto della legislazione fiscale. In secondo luogo, dovrebbero esserci descrizioni delle mansioni con le quali ciascun dipendente è tenuto a familiarizzare con la firma. In terzo luogo, un contratto deve essere concluso con ciascun dipendente, dove esiste un collegamento alle descrizioni dei lavori. Se tutto ciò è disponibile ed eseguito correttamente, in caso di violazioni fiscali, la responsabilità viene trasferita dal Direttore Generale ai funzionari. In caso di colpa grave, possono essere multati, ma nella maggior parte dei casi gli investigatori si rifiutano di punire chiunque in modo specifico (ad eccezione del CEO), poiché ciò richiede la determinazione della colpevolezza di ciascun dipendente individualmente e la colpevolezza è dimostrata con grande difficoltà. Spesso in tali casi, tutto termina con multe formali per l'organizzazione nel suo insieme.

Anche l'amministratore delegato subisce le conseguenze di un controllo fiscale. Non bisogna illudersi ingenuamente che, se le autorità fiscali si presentano in azienda, non troveranno nulla. Gli ispettori fiscali vengono sempre per scovare violazioni e imporre tasse aggiuntive, il che significa che prima o poi troveranno qualcosa. Bisogna essere preparati a questa eventualità e accettarla come un dato di fatto in Russia. Tuttavia, è possibile attenuare il peso che gli ispettori impongono all'azienda. Innanzitutto, l'amministratore delegato dovrebbe preparare i dipendenti al controllo, in modo che evitino errori comuni: panico, divulgazione di informazioni non richieste ufficialmente e comportamenti servili nella speranza di ottenere un "perdono". In caso di controllo fiscale, l'azienda deve adottare una solida posizione legale e attenersi alle procedure stabilite: gli ispettori non amano perdere tempo e risorse con aziende che non rispettano tali procedure. Oltre a essere informati sui controlli, è anche opportuno che i dipendenti siano a conoscenza dei sistemi di ottimizzazione aziendale. I dipendenti devono sapere perché svolgono le loro mansioni in un determinato modo. Inoltre, tutti i documenti devono essere conformi alle procedure aziendali stabilite, fino al punto di essere firmati dall'amministratore delegato nella città in cui si trovano. Nella mia esperienza, le autorità di controllo hanno annullato due contratti su tre perché erano stati redatti in filiali fuori città e firmati dall'amministratore delegato nella stessa data. Chiaramente, l'amministratore delegato non poteva visitare tutte e tre le filiali sparse per il paese in un solo giorno, ma l'ufficio contabilità non ne ha tenuto conto. Infine, l'amministratore delegato deve essere consapevole del pericolo rappresentato dai dipendenti licenziati e insoddisfatti: la loro testimonianza rimane rilevante per gli ispettori anche cinque anni dopo il licenziamento. Ecco perché è così importante licenziare i dipendenti senza violare i loro diritti. Se un dipendente commette un illecito sul lavoro ed è soggetto a licenziamento, ciò deve essere documentato in rapporti dei suoi responsabili e colleghi. Dovrebbe essere richiesta una nota esplicativa al dipendente e, in caso di rifiuto, dovrebbe essere redatto un rapporto. Se un dipendente ammette l'illecito ed è disposto a risarcire il danno, ciò deve essere documentato nel rapporto. Se si rifiutano di risarcire il danno, è necessario avviare un'azione legale formale. Pur non essendo auspicabile ottenere "risultati eccezionali" dall'indagine, l'azienda avrà la conferma che il dipendente non è affidabile e che la sua testimonianza è priva di valore.

L'adozione di tutte queste precauzioni può impedire all'azienda di accumulare tasse eccessive e al Direttore Generale di pagare multe e sanzioni per violazioni fiscali. La costante disponibilità al combattimento per un controllo fiscale è diventata particolarmente importante ora, quando gli ispettori fiscali hanno iniziato a emettere un ordine di riscossione il terzo giorno dopo l'entrata in vigore della decisione fiscale, e non dopo la decisione del tribunale. Sfortunatamente, i tribunali arbitrali si rifiutano completamente di consentire ai contribuenti di applicare una decisione fiscale prima della fine del tribunale. Ora la società deve prima pagare tutte le tasse, le multe e le penali maturate, e quindi ottenere il diritto di farle causa, anche se il costo aggiuntivo "risucchiato dal dito". Il processo dura almeno sei mesi e, fino a una decisione giudiziaria positiva, la società potrebbe semplicemente non sopravvivere. Pertanto, non si deve attendere la decisione dell'autorità fiscale e le obiezioni alle imposte maturate devono essere presentate prima che l'ispettore abbia emesso un ordine di riscossione.

Per i dettagli su come comportarsi durante un controllo fiscale, leggi l'articolo di Vladimir Fokin, "Smetti di camminare: 8 commenti sulle ispezioni", pubblicato sulla rivista Shoes Report n. 106. Non hai questo numero? Compralo da noi ad un prezzo speciale! Chiama: 8 (495) 925-75-03

Rischi criminali

I rischi criminali sono strettamente correlati alla responsabilità fiscale e societaria del CEO e spesso implicano due tipi di reati: l'evasione e la frode fiscali, in particolare appropriazione indebita e appropriazione indebita.

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Fondamentalmente, le forze dell'ordine vengono alla società con un controllo per tre motivi: facendo domanda all'ispettorato fiscale, indagando sul caso di una società di un giorno e indagando su una società impegnata a incassare fondi (attività bancaria illegale). In questo caso, il ruolo decisivo è svolto non dai documenti, ma dalle testimonianze dei testimoni, quindi tutti i modi per proteggersi dai rischi criminali sono collegati alla raccolta di informazioni sugli appaltatori. Ciascuna società partner deve avere un fascicolo separato con una copia della sua carta, estratto dal registro, ordine alla nomina del direttore, certificato di registrazione, nonché i nomi e i contatti dei dipendenti noti. È inoltre consigliabile incontrare il fornitore almeno una volta. Quindi hai l'opportunità di fornire prove più dettagliate. Devi andare agli interrogatori solo con un avvocato, anche se ti sembra che tu sia innocente come un bambino. Molto spesso, i testimoni raccontano una storia che, a loro avviso, è sicura, ma che in 9 casi su 10 termina con un'indagine penale nei loro confronti. A tutti i dipendenti dovrebbe essere consentito di essere interrogato solo accompagnato da un avvocato. Quindi saranno meno suscettibili alla paura e alla pressione degli investigatori.

Al fine di proteggersi dal pagamento di multe che possono superare il suo stipendio annuale, il CEO può assicurare la sua responsabilità professionale, anche a spese dell'azienda. Questo servizio è utile non solo al direttore stesso, ma anche alla società, perché se esiste una reale necessità di risarcire il danno, la società ha la possibilità di ricevere l'intero ammontare delle perdite dall'assicurazione, piuttosto che prelevarlo dal direttore generale.

Rischi aziendali

Questo gruppo può anche essere chiamato rischio di proprietà, poiché il CEO è pienamente responsabile per le perdite subite dalla società da lui o dai suoi dipendenti a causa di errori di gestione. Tali perdite includono multe e sanzioni maturate a seguito di reati fiscali; danni causati dal direttore, secondo l'opinione degli azionisti e del consiglio di amministrazione, nonché ogni altra perdita subita per colpa del direttore generale. Inoltre, il direttore generale è ritenuto colpevole in tutti i casi, ad eccezione di quelli in cui è stata dimostrata la sua innocenza: ad esempio, ci sono descrizioni e ordini di lavoro che il dipendente ha violato apertamente. In generale, la responsabilità del CEO è così voluminosa che nessuna precauzione sarà superflua. In particolare, uno dei modi più affidabili per proteggere la tua famiglia dal fallimento personale è un accordo prematrimoniale, in cui la proprietà dei coniugi è divisa in modo tale che, nel caso in cui moglie e figli del CEO non vengano lasciati senza mezzi di sussistenza, e il direttore stesso era dove vivere .

L'amministratore delegato ha anche dei rischi derivanti dal suo rapporto con il fondatore e gli azionisti dell'azienda. Se possibile, dovresti mantenere il tono ufficiale di comunicazione con i proprietari dell'azienda, ricevere tutte le loro istruzioni per iscritto - almeno sotto forma di e-mail e trasferire poteri potenzialmente pericolosi al consiglio di amministrazione. Tali poteri comprendono la stipula di contratti per più di 1 anno, il perdono o la ristrutturazione di debiti verso la società, la gestione di filiali e consociate, i principali obblighi finanziari della società e l'ingombro di beni - affitto, impegni, mutui, l'assunzione di prestiti e la concessione di prestiti.

Il licenziamento è un altro rischio che incombe sempre sul regista. Per legge, il proprietario può revocare il CEO in qualsiasi momento senza spiegazione. Una persona lungimirante insisterà per includere un "paracadute d'oro" nel suo contratto - una clausola sul pagamento di un risarcimento in caso di licenziamento in assenza di violazioni o obblighi non rispettati. Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, la dimensione minima di un "paracadute" è la somma di tre stipendi mensili. Tuttavia, un "paracadute d'oro" viene divulgato solo quando la qualità del lavoro del direttore generale è considerata soddisfacente. C'è solo un modo per valutare la qualità del suo lavoro: analizzando l'implementazione di un piano aziendale. Ecco perché il piano aziendale è il documento più importante per l'amministratore delegato dell'azienda. Per essere valido, il piano aziendale deve essere eseguito come un documento legale separato, firmato dallo stesso direttore generale, accompagnato da un ordine e, soprattutto, approvato nell'assemblea annuale o straordinaria dei partecipanti (nel caso di LLC) o nel consiglio di amministrazione (nel caso di ZAO), che sarà registrato nel verbale della riunione. Inoltre, un piano aziendale dovrebbe essere obbligatorio per i dipendenti: un collegamento a questo documento dovrebbe essere contenuto in tutte le descrizioni e contratti di lavoro.

I rischi aziendali comprendono il lavoro con le controparti. Poiché l'azionista della società o il partecipante (nella LLC) ha il diritto di contestare qualsiasi transazione che considera dannosa, la società deve disporre di un chiaro algoritmo per lavorare con i fornitori. È importante non solo raccogliere file per ciascun partner, ma anche controllare regolarmente i loro contratti tipo, in quanto gli avvocati interni, in vista di un'esperienza giudiziaria insufficiente, non vedono quelle lacune che potrebbero causare ulteriori perdite. Si consiglia di ordinare periodicamente un servizio di analisi legale delle attività dell'azienda (due diligence), durante il quale avvocati e avvocati professionisti controlleranno tutti i contratti dell'azienda per rischi civili e fiscali. Questo dovrebbe essere fatto almeno una volta all'anno, poiché le leggi fiscali cambiano costantemente e gli schemi che sono accettabili due o tre anni fa oggi sono spesso pericolosi.

Maggiori dettagli su come ridurre al minimo i rischi del CEO, così come altre insidie ​​del lavoro del capo dell'azienda, saranno presto disponibili nel libro di Vladimir Fokin, "CEO: Survival Workshop". Mentre il libro è in preparazione per la pubblicazione, puoi familiarizzare con i suoi contenuti nel video dell'autore di Vladimir: http://www.fokinlaw.ru/present/praktikumGD/