Da un principiante a un'anima aziendale. Segreti di adattamento di nuovi dipendenti

I primi giorni sul posto di lavoro possono essere decisivi per un'intera carriera in un'azienda o azienda. Come trascorrere il periodo di adattamento non è solo indolore, ma più efficace? Quando è importante per un nuovo dipendente dimostrare le proprie capacità, essere accettato nel team, comprendere le regole e i regolamenti dell'azienda e mostrare anche i suoi primi risultati? Esperta nel campo della comunicazione di crisi e delle risorse umane, la business coach Anya Pabst condivide i segreti dell'adattamento competente di un nuovo dipendente con i lettori di SR.

Anya Pabst - Capo della filiale russa di BEITRAINING. Maestro di sociologia e studi slavi. Education "HR Manager", è uno specialista nel campo della comunicazione di crisi. Ha esperienza lavorando con persone in gruppi di studio di vari profili sia in Germania che all'estero. Nel corso degli anni, Anya Pabst ha formato oltre 150 trainer. Per più di 7 anni la sua attività professionale è stata associata al lavoro nei paesi della CSI - Russia, Kazakistan e Ucraina. BEITRAINING è una società di franchising internazionale e un partner strategico certificato dell'Unione tedesca e austriaca del franchising sul tema dello "sviluppo professionale". È specializzato in formazione e sviluppo professionale nel campo della gestione, del commercio, del servizio clienti e della crescita personale.

Sei alla ricerca di una persona adatta per un posto vacante da molto tempo e, infine, hai trovato lo specialista con l'esperienza di lavoro necessaria, che è in grado di trovare perfettamente un approccio ai clienti e di negoziare con qualcuno di loro, un eccellente venditore - il compito è stato completato! Ma ciò non significa che dovresti rilassarti e raccogliere i frutti di un reclutamento di successo. I primi mesi di lavoro determinano effettivamente il successo della carriera di un dipendente in un nuovo posto e la giusta motivazione in questo momento è più importante che mai. Ma è emerso un fatto interessante: quasi il 60% del personale delle risorse umane ritiene necessario sviluppare e mantenere programmi di adattamento per il personale, ma quasi il 40% in realtà non lo fa.

L'adattamento è il processo di adeguamento attivo di una persona a un nuovo ambiente, che prevede la familiarizzazione con le operazioni aziendali, le specificità delle attività produttive/commerciali, l'integrazione nelle reti di comunicazione del team, l'apprendimento della cultura aziendale e la modifica del proprio comportamento per soddisfare le esigenze del nuovo contesto. Il processo in sé è quasi sempre stressante e il compito del manager è quello di rendere la situazione più agevole per il nuovo dipendente, offrendogli al contempo l'opportunità di adattarsi e dimostrare le proprie capacità completando con successo compiti e realizzando progetti.

Allo stesso tempo, deve adattarsi al nuovo leader, ai colleghi e all'impresa con le sue regole aziendali nel loro insieme. L'adattamento può essere ottimizzato con l'aiuto della formazione aziendale, che inizia con una storia dettagliata dell'azienda, dell'etica aziendale, dell'organizzazione dell'impresa e dei suoi risultati. I libri aziendali, se disponibili in azienda, facilitano anche il periodo di adattamento.

La prima impressione è la più importante

Il processo di onboarding si articola in quattro fasi. La prima, una valutazione , determina il livello di preparazione del nuovo dipendente al fine di sviluppare il programma di onboarding più efficace. Se il nuovo dipendente ha già maturato esperienza in reparti e divisioni simili, il periodo di onboarding sarà minimo. Tuttavia, anche in questo caso, esistono soluzioni per affrontare problematiche comuni ma nuove per il nuovo arrivato.

Durante la seconda fase, quella dell'orientamento , il dipendente viene informato sulle proprie responsabilità e sui requisiti richiesti; sia il suo diretto superiore che un rappresentante delle risorse umane partecipano al processo.

La terza fase è definita "adattamento efficace ". Essa prevede l'immediato adattamento del nuovo dipendente al suo ruolo e il suo successo dipende in larga misura dal grado di integrazione nelle relazioni interpersonali del team. È importante che in questa fase il nuovo dipendente possa cimentarsi in diverse aree, mettendo alla prova le nuove conoscenze sull'organizzazione e sui meccanismi di lavoro. Le valutazioni congiunte delle prestazioni e la sperimentazione per tentativi ed errori rivestono particolare importanza in questa fase.

Il processo di adattamento si conclude con una fase denominata "funzionamento ". Questa fase è caratterizzata dal graduale superamento dei problemi produttivi e interpersonali e dal passaggio a un impiego stabile. Se l'adattamento avviene spontaneamente, senza interventi specifici da parte del management e delle risorse umane, può richiedere da un anno a un anno e mezzo. Tuttavia, con un'organizzazione efficace, può iniziare entro pochi mesi. Ciò significa che il dipendente raggiungerà prestazioni ottimali molto prima, con un impatto diretto sul fatturato aziendale.

Secondo uno studio dell'Associazione europea dei gestori, la durata media dell'adattamento va da 3 a 12 mesi, il più difficile dei quali sono i primi due o tre, soprattutto perché coincidono con il periodo di prova, che comporta ulteriore stress. Fu in quel momento che le capacità professionali e le competenze interpersonali del dipendente erano sotto la stretta attenzione sia della direzione che dei suoi nuovi colleghi.

Motivazione ed efficienza

Ciascuna delle fasi di adattamento di cui sopra influisce sulla motivazione del principiante. Anche le difficoltà minori come il ritardo nel rilascio di un pass o nella creazione della propria e-mail influenzeranno l'entusiasmo del nuovo dipendente. Pertanto, vale la pena prendersi cura della notifica di sicurezza e della preparazione del posto di lavoro in anticipo, nonché della selezione di un mentore che non solo ti aggiornerà, ma aiuterà anche con le sciocchezze di cui sopra.

Il capo dipartimento o mentore è anche responsabile di assicurare che il nuovo arrivato abbia familiarità con il codice di abbigliamento, le regole interne, gli obiettivi dell'azienda e anche con le caratteristiche di parcheggio e la posizione della sala da pranzo o della cucina aziendale. Anche i tabù aziendali, ad esempio il divieto di controllare e-mail personali o conversazioni private su un telefono aziendale, vengono espressi in anticipo. La prima conversazione con il supervisore / mentore dovrebbe essere approfondita. Il compito principale è discutere con il dipendente cosa farà esattamente ora e come le sue attività si adattano alle attività quotidiane del dipartimento o dell'intera azienda.

È necessario trovare una via di mezzo tra un flusso eccessivo di informazioni con una montagna di compiti e una situazione in cui un principiante viene ignorato e lasciato a se stesso. Per molti aspetti, la motivazione del dipendente si basa sulla "sensazione al gomito" nei primi giorni e sulla fiducia che non saranno lasciati soli per affrontare le difficoltà. Una misura efficace è quella di presentare un nuovo dipendente che è invitato a diventare relatore alla riunione e a parlare di se stesso, delle sue competenze e dei suoi piani in azienda. Da un lato, questo è un test per le capacità comunicative, dall'altro - un atto di accettazione nella famiglia. Il nuovo dipendente risponde alle domande e, sentendosi interessato, supera le barriere di adattamento. Tale prestazione è anche un vantaggio per gli altri dipendenti che non sono sorpresi quando incontrano una nuova faccia nel corridoio e non devono "guardare da vicino" il nuovo arrivato per un tentativo di stabilire un contatto.

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Se il processo di adattamento è iniziato con successo sin dall'inizio, ciò porterà non solo vantaggi finanziari all'azienda, ma anche bonus motivazionali per il dipendente stesso. L'adattamento può anche essere accompagnato da crisi, quando un principiante deve affrontare compiti sempre più complessi, e talvolta con problemi e conflitti, insieme alla crescente pressione dell'ambiente sociale. La motivazione in questo periodo dipende da fattori esterni e interni. Tra le prime: misure di adattamento, ottimizzazione del processo di lavoro, formazione delle relazioni nel team. La motivazione intrinseca di una persona è associata alla capacità di superare lo stress, che, di fatto, accompagna l'intero processo di adattamento.

Guarda gli altri e mostrati

L'adattamento sociale nel team associato all'adozione di standard di condotta, valori aziendali, è accompagnato da una maggiore motivazione a stabilire relazioni personali e commerciali con i colleghi. Più trasparente è il rapporto all'interno dell'azienda, più facile è l'adattamento di un nuovo dipendente. La velocità nel superare la barriera sociale dipende sia dalla personalità del nuovo arrivato sia dalle capacità di adattamento del suo mentore o leader.

All'inizio del lavoro, i dipendenti dipendono molto dalle opinioni degli altri e cercano l'approvazione sociale, sia all'interno dell'azienda che oltre. Nel secondo caso, è importante per loro quanto sia prestigioso il nuovo posto di lavoro agli occhi di amici, colleghi e conoscenti. La motivazione in questo caso sarà supportata da informazioni dettagliate sulla missione, i risultati, la storia dell'azienda e la missione personale dell'impiegato che è venuto qui per lavorare. Ciò collega strettamente l'adattamento sociale con l'adattamento organizzativo, quando un nuovo arrivato si abitua a un nuovo status organizzativo e adotta i meccanismi di gestione esistenti.

L'adattamento in un nuovo posto è il palcoscenico in cui il motivo dei risultati è più pronunciato

I risultati tangibili nel lavoro - aumento delle vendite, l'emergere di nuovi clienti, la riuscita attuazione del progetto - sono più importanti che mai per la motivazione dei dipendenti. Ora un nuovo dipendente sta vivendo molte più soddisfazioni dai risultati del lavoro che dal suo processo. Nei "vecchi" la situazione potrebbe essere l'opposto.

Imparare dagli errori non è vergognoso

Un componente importante è il feedback del capo immediato, nonché con il responsabile delle risorse umane. Valutazione delle prestazioni, discussione di problemi e suggerimenti: tutto ciò offre a un nuovo dipendente un forte incentivo motivazionale. Non il fatto che tutto funzionerà nel lavoro. Nella fase iniziale, errori e omissioni non sono rari. Pertanto, un altro fattore importante è la cultura dell'atteggiamento verso gli errori che esiste nell'impresa.

Se gli errori sono trattati come una fase di sviluppo professionale, momenti che portano nuove conoscenze ed esperienze, il nuovo dipendente non avrà paura di prendere l'iniziativa, anche se c'è un rischio di errori. Sentendo il supporto del suo capo e dei suoi colleghi, non solo perderà la motivazione, ma la aumenterà anche - cercando di fare meglio e più correttamente. Imparare dagli errori e non averne paura è il meccanismo più importante per un adattamento efficace sul luogo di lavoro.

L'atteggiamento competente nei confronti degli errori dei dipendenti si basa sulla fiducia del nuovo dipendente nelle sue capacità e nella sua capacità di agire in modo indipendente. Questa abilità si sviluppa nel processo di adattamento e svolge un ruolo chiave nel processo di delega dell'autorità. Il leader supporta il nuovo arrivato e consiglia cosa fare in casi difficili, ma affida al dipendente di prendere autonomamente le decisioni nel processo di completamento di un'attività.

La fiducia è una parte importante del processo di adattamento

Il leader dovrebbe fidarsi del proprio dipendente, e il dipendente dovrebbe fidarsi del leader, ad esempio, nel fatto che si affida alla sua opinione su determinate questioni e successivamente chiede esattamente cosa gli è stato ordinato di fare. Idealmente, la delegazione competente dell'autorità e la distribuzione delle responsabilità dovrebbero creare tale atmosfera nell'impresa quando ogni dipendente conosce la propria area di responsabilità ed esegue i compiti, essendo responsabile del risultato della sua gestione diretta. Quindi il processo di adattamento di ogni nuovo dipendente sarà più facile e più indolore e i principianti diventeranno rapidamente dipendenti fedeli che collegano le loro prospettive di carriera con la vostra azienda.

Questo articolo è stato pubblicato nel numero 147 della versione stampata della rivista.