"Produciamo paglia": come trasferire i rischi al fornitore

Le scatole con il lotto già pagato da un partner sono bruciate insieme al magazzino della compagnia di trasporti, un altro fornitore ha inviato un lotto di pantofole invece di stivali autunnali alla moda, e nel frattempo il negozio è assediato da clienti arrabbiati con scarpe difettose pronte. Ecco come deve essere l'incubo di un calzolaio. E affinché questo sogno non si avveri mai, puoi assicurarti anche nella fase di conclusione di un contratto. Vladimir Fokin, Managing Partner dello studio legale Fokin & Partners, parla di come trasferire i rischi a un fornitore.

Donazione di prestigio

Non solo il rivenditore deve affrontare rischi commerciali, ma anche il grossista. Tuttavia, nelle vendite al dettaglio, questi rischi sono molto maggiori, poiché qui il venditore si trova di fronte al partecipante legalmente protetto nel processo commerciale, l'acquirente. La legge sulla tutela dei consumatori non solo fornisce all'acquirente una protezione sufficiente degli interessi, ma consente anche a un consumatore non etico di mettere il venditore in una posizione di svantaggio. Tutti conoscono casi di ritorni irragionevoli di cose usate, e la comunità dei venditori è piena di storie di "acquirenti di troll" che si divertono a consegnare regolarmente paia di scarpe generalmente adatte al negozio con vari pretesti. Uno dei nuovi trucchi di tali acquirenti disonesti è quello di venire al negozio con stivali o scarpe dello stesso modello che viene venduto nel negozio e, durante il processo di adattamento, cambiare coppia, lasciando una cosa nuova. Tuttavia, questi sono casi fuori dal comune e molto spesso i venditori si occupano di reclami giustificati degli acquirenti su merci difettose. E anche se il venditore non è responsabile del matrimonio, è lui che deve essere responsabile della supervisione del produttore e sostenere il costo del rimborso dei fondi. Pertanto, assumendosi tutti i rischi e i costi, il venditore diventa una sorta di cuscinetto tra il produttore e l'acquirente.

Tuttavia, il venditore ha diverse opportunità di abbandonare il ruolo del cosiddetto "donatore di responsabilità" e condividere i rischi con il produttore. La prima opportunità è quella di concludere un contratto che consenta legalmente di trasferire alcuni dei rischi al fornitore. La seconda opzione è rimborsare al produttore i costi del prodotto difettoso. Tuttavia, i venditori ricorrono a questa opzione abbastanza raramente per diversi motivi: documenti eseguiti in modo improprio per l'acquisto di beni (mancanza di un contratto e la presenza di solo una fattura, lettera di vettura o fattura), che costringe le parti alla transazione a regolare i loro rapporti per le regole del codice civile che sono insufficienti per questo caso il codice; basso costo delle merci difettose e al contempo elevato costo delle spese legali, che spesso rende il reclamo svantaggioso per il venditore; infine, la riluttanza elementare del venditore a rovinare i rapporti con il fornitore, che è di grande importanza per lui.

Qualunque sia la ragione, il recupero dei costi da parte del produttore è un passo serio che non dovrebbe essere fatto senza un attento calcolo di costi e benefici. Questo errore di calcolo mostra spesso che ha senso contattare il produttore per un rimborso dei prodotti difettosi solo quando l'intero lotto o almeno un numero significativo di paia di scarpe si è rivelato difettoso. In altri casi, questo metodo di trasferimento dei rischi senza un contratto valido è l'opzione "più costosa per te". Un modo molto più ragionevole per evitare di sprecare denaro e nervi è concordare con il fornitore a terra: discutere le condizioni per la restituzione della merce e, soprattutto, scrivere un contratto di consegna. È vero, è improbabile che questa opzione sia adatta alle piccole aziende che non sono di particolare interesse per il fornitore. Negoziazioni abili, ovviamente, a volte fanno miracoli, ma nessuno ha annullato la libertà contrattuale ed è quasi impossibile forzare un partner a concludere un contratto contro la sua volontà.

Sapere dove cadere

Il vantaggio principale del contratto è che ti consente di concordare in anticipo tutto ciò che dovrebbe essere discusso. Sfortunatamente, il Codice Civile regola solo gli aspetti più importanti dell'imprenditorialità, quindi non sarà possibile prevedere tutti i rischi, basandosi solo sulle sue norme. In qualsiasi transazione seria, diventa necessario stipulare un contratto dettagliato.

Il tipo di contratto dipende non solo dalla capacità di trasferire al fornitore i rischi di merce difettosa, ma anche dalla capacità di restituire i saldi invenduti. Quest'ultimo è abbastanza realistico se un accordo di commissione è concluso tra le società, in cui i beni non diventano di proprietà del venditore, ma sono presi da loro per la vendita. In questo caso, i beni rimanenti possono essere restituiti al fornitore dopo la vendita. Tuttavia, un contratto di fornitura può prevedere il rischio di residui. Si può raccomandare di stipulare un contratto quadro di fornitura per un periodo di uno o due anni. La durata del contratto può essere più breve, ma deve necessariamente permetterti di controllare la qualità dei prodotti e coprire il periodo della vendita pianificata dei prodotti. Si scopre che nelle vendite di scarpe la validità dell'accordo di fornitura non dovrebbe essere inferiore a sei mesi.

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Oltre alle clausole relative al contratto, alle condizioni generali di consegna e ad altri elementi standard, il contratto prevede condizioni che consentono la condivisione dei rischi con il fornitore. Ad esempio, fissa la procedura per l'accettazione delle merci e la loro consegna in caso di carenze fisse. In generale, il contratto di fornitura dovrebbe contenere tutti gli articoli descritti di seguito.

Oggetto del contratto: nel nostro caso, è la fornitura di scarpe di un determinato articolo.

Metodo di formazione dell'ordine: oltre alla quantità totale di merci e prezzi, qui dovrebbe indicare il meccanismo per la formazione dell'ordine. Ad esempio, l'acquirente elabora una domanda, che viene inviata per l'approvazione al fornitore e, contemporaneamente all'approvazione, il fornitore emette una fattura. Oppure, in altre parole: il fornitore informa l'acquirente della quantità di merce disponibile e l'acquirente effettua un ordine. In questo paragrafo, è necessario stabilire la scadenza per ciascuna fase della domanda e il piano d'azione nel caso in cui la domanda non possa essere confermata in tutto o in parte. Cosa farà l'acquirente se su 10 tipi di scarpe ha bisogno, il fornitore ne ha solo 6? Può rifiutare la transazione e cercare il prodotto richiesto nell'assortimento di altre società? Tutto questo deve essere concordato in anticipo con il fornitore e precisato in modo tale che ogni manager capisca cosa dovrebbe fare solo leggendo il contratto.

Il modo in cui le parti interagiscono: in questo paragrafo, la procedura di comunicazione tra le parti dovrebbe essere precisata, indicando le posizioni delle persone responsabili della conduzione della corrispondenza e dei contatti esatti. La comunicazione via fax o posta in Russia ora non è popolare, poiché tutti comunicano da tempo via e-mail. Il contratto dovrebbe specificare non solo i telefoni, ma anche specifici indirizzi e-mail, in modo che, se necessario, il cliente avesse l'opportunità di dimostrare che la corrispondenza aveva davvero un posto dove stare. Non ha senso indicare i nomi dei dirigenti, poiché le persone cambiano, ma la posizione specifica di coloro che corrispondono non sarà nel contratto da concordare.

Способ доставки: ritiro, consegna al magazzino, consegna al magazzino di un terzo o trasferimento al corriere, che è particolarmente importante per le regioni, una di queste o un'altra opzione dovrebbe essere prescritta nel contratto. Se i partecipanti alla transazione utilizzano i servizi di un corriere, è necessario indicare il loro nome e stabilire in che modo le parti si notificano reciprocamente il trasferimento di merci. Vale anche la pena considerare il trasferimento di proprietà in caso di perdita accidentale di merci, ad esempio la sua perdita in caso di incendio nel magazzino del corriere. Secondo la regola generale, l'acquirente si assume i rischi di perdita accidentale al momento del trasferimento della merce all'acquirente o al corriere. Tuttavia, nel contratto con il fornitore possono essere concordate altre condizioni, ad esempio in modo tale che, indipendentemente dal metodo di consegna, il diritto di proprietà passi dal momento dell'accettazione della merce presso il magazzino dell'acquirente. Questa condizione è svantaggiosa per il venditore, quindi dovrà essere approvata mediante negoziazione.

La procedura di accettazione della merce per qualità: in questo paragrafo, è necessario innanzitutto stabilire come ricevere la merce. A volte questo accade localmente, secondo i documenti, o anche automaticamente. Nel caso di una grande partita, che è accettata in base ai documenti e le merci nelle scatole non possono essere conteggiate manualmente, il contratto dovrebbe specificare il rischio di carenza. Le aziende devono coordinare il loro comportamento nel contratto in una situazione in cui la scatola viene aperta prima di essere inviata al trading floor e in quel momento viene rivelata una carenza del prodotto o la sua mancata corrispondenza nell'articolo, nel colore o in altri parametri. Di solito, questo meccanismo è fisso: un rappresentante viene chiamato dal lato del fornitore e, in presenza di lui e di almeno 3 persone, viene redatto un atto con fotografie dal lato dell'acquirente. Tale schema d'azione è conveniente per tutte le parti, poiché non si preoccuperanno a causa del possibile e impunito furto da parte del personale di una o dell'altra parte.

Politica di restituzione: se si concorda con competenza con il fornitore, è possibile restituire non solo merci con un difetto fisso, ma anche saldi invenduti. Quest'ultimo, ovviamente, è più conveniente non fare un accordo di fornitura, ma un accordo di commissione, ma se stiamo parlando di una grande spedizione di merci a buoni prezzi e con grandi turni, il venditore può insistere sul ritorno del saldo anche in base all'accordo di fornitura. In questo caso, la contabilità dell'acquirente dovrebbe fare attenzione a non fornire alla società tasse aggiuntive e a non emettere un reso come vendita di ritorno, e il venditore stesso deve contattare un avvocato per formulare correttamente questa condizione nel contratto. Per quanto riguarda le merci, il cui ritorno viene effettuato a causa del matrimonio, il contratto deve specificare il ritorno incondizionato in caso di reclami di qualità da parte dell'acquirente e concordare un elenco di documenti che accompagnano il reso (dati del passaporto dell'acquirente, assegno, qualcos'altro). Ciò è necessario affinché il fornitore all'ingrosso possa assicurarsi di occuparsi in modo specifico della richiesta di qualità e non della restituzione del saldo.

Non è male fornire nel contratto quel caso quando il fornitore non risponde al reclamo dell'acquirente. In genere, la formulazione è scritta nel contratto con il seguente significato: l'acquirente invia un reclamo al fornitore e se il fornitore non risponde al reclamo entro 5 giorni, l'acquirente si rivolge al tribunale. Tuttavia, un tale ultimatum è inefficace, perché l'acquirente dovrà fare causa, il che è piuttosto costoso. Puoi renderlo più complicato e scrivere nel contratto una condizione in base alla quale l'assenza di un'obiezione alla richiesta dell'acquirente per la qualità o la quantità di merci entro 5 giorni significa che il fornitore accetta la richiesta. Forse gli avvocati del fornitore salteranno questa linea e in futuro una tale formulazione potrebbe servire al buon servizio dell'acquirente.

Per ciascuno degli elementi elencati nel contratto deve essere concordato il più dettagliato possibile, prevedendo eventuali rischi. La discussione dei rischi non costerà un centesimo alle parti, ma in futuro non dovranno discutere e spendere migliaia di rubli e molte ore del loro tempo per risolvere le loro differenze.