"Produciamo paglia": come trasferire i rischi al fornitore

Le scatole con il lotto già pagato da un partner sono bruciate insieme al magazzino della compagnia di trasporti, un altro fornitore ha inviato un lotto di pantofole invece di stivali autunnali alla moda, e nel frattempo il negozio è assediato da clienti arrabbiati con scarpe difettose pronte. Ecco come deve essere l'incubo di un calzolaio. E affinché questo sogno non si avveri mai, puoi assicurarti anche nella fase di conclusione di un contratto. Vladimir Fokin, Managing Partner dello studio legale Fokin & Partners, parla di come trasferire i rischi a un fornitore.

Donazione di prestigio

Non solo il rivenditore deve affrontare rischi commerciali, ma anche il grossista. Tuttavia, nelle vendite al dettaglio, questi rischi sono molto maggiori, poiché qui il venditore si trova di fronte al partecipante legalmente protetto nel processo commerciale, l'acquirente. La legge sulla tutela dei consumatori non solo fornisce all'acquirente una protezione sufficiente degli interessi, ma consente anche a un consumatore non etico di mettere il venditore in una posizione di svantaggio. Tutti conoscono casi di ritorni irragionevoli di cose usate, e la comunità dei venditori è piena di storie di "acquirenti di troll" che si divertono a consegnare regolarmente paia di scarpe generalmente adatte al negozio con vari pretesti. Uno dei nuovi trucchi di tali acquirenti disonesti è quello di venire al negozio con stivali o scarpe dello stesso modello che viene venduto nel negozio e, durante il processo di adattamento, cambiare coppia, lasciando una cosa nuova. Tuttavia, questi sono casi fuori dal comune e molto spesso i venditori si occupano di reclami giustificati degli acquirenti su merci difettose. E anche se il venditore non è responsabile del matrimonio, è lui che deve essere responsabile della supervisione del produttore e sostenere il costo del rimborso dei fondi. Pertanto, assumendosi tutti i rischi e i costi, il venditore diventa una sorta di cuscinetto tra il produttore e l'acquirente.

Tuttavia, il venditore ha diverse opportunità di abbandonare il ruolo del cosiddetto "donatore di responsabilità" e condividere i rischi con il produttore. La prima opportunità è quella di concludere un contratto che consenta legalmente di trasferire alcuni dei rischi al fornitore. La seconda opzione è rimborsare al produttore i costi del prodotto difettoso. Tuttavia, i venditori ricorrono a questa opzione abbastanza raramente per diversi motivi: documenti eseguiti in modo improprio per l'acquisto di beni (mancanza di un contratto e la presenza di solo una fattura, lettera di vettura o fattura), che costringe le parti alla transazione a regolare i loro rapporti per le regole del codice civile che sono insufficienti per questo caso il codice; basso costo delle merci difettose e al contempo elevato costo delle spese legali, che spesso rende il reclamo svantaggioso per il venditore; infine, la riluttanza elementare del venditore a rovinare i rapporti con il fornitore, che è di grande importanza per lui.

Qualunque sia la ragione, il recupero dei costi da parte del produttore è un passo serio che non dovrebbe essere fatto senza un attento calcolo di costi e benefici. Questo errore di calcolo mostra spesso che ha senso contattare il produttore per un rimborso dei prodotti difettosi solo quando l'intero lotto o almeno un numero significativo di paia di scarpe si è rivelato difettoso. In altri casi, questo metodo di trasferimento dei rischi senza un contratto valido è l'opzione "più costosa per te". Un modo molto più ragionevole per evitare di sprecare denaro e nervi è concordare con il fornitore a terra: discutere le condizioni per la restituzione della merce e, soprattutto, scrivere un contratto di consegna. È vero, è improbabile che questa opzione sia adatta alle piccole aziende che non sono di particolare interesse per il fornitore. Negoziazioni abili, ovviamente, a volte fanno miracoli, ma nessuno ha annullato la libertà contrattuale ed è quasi impossibile forzare un partner a concludere un contratto contro la sua volontà.

Sapere dove cadere

Il vantaggio principale del contratto è che ti consente di concordare in anticipo tutto ciò che dovrebbe essere discusso. Sfortunatamente, il Codice Civile regola solo gli aspetti più importanti dell'imprenditorialità, quindi non sarà possibile prevedere tutti i rischi, basandosi solo sulle sue norme. In qualsiasi transazione seria, diventa necessario stipulare un contratto dettagliato.

Il tipo di contratto dipende non solo dalla capacità di trasferire al fornitore i rischi di merce difettosa, ma anche dalla capacità di restituire i saldi invenduti. Quest'ultimo è abbastanza realistico se un accordo di commissione è concluso tra le società, in cui i beni non diventano di proprietà del venditore, ma sono presi da loro per la vendita. In questo caso, i beni rimanenti possono essere restituiti al fornitore dopo la vendita. Tuttavia, un contratto di fornitura può prevedere il rischio di residui. Si può raccomandare di stipulare un contratto quadro di fornitura per un periodo di uno o due anni. La durata del contratto può essere più breve, ma deve necessariamente permetterti di controllare la qualità dei prodotti e coprire il periodo della vendita pianificata dei prodotti. Si scopre che nelle vendite di scarpe la validità dell'accordo di fornitura non dovrebbe essere inferiore a sei mesi.

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Oltre alle clausole relative al contratto, alle condizioni generali di consegna e ad altri elementi standard, il contratto prevede condizioni che consentono la condivisione dei rischi con il fornitore. Ad esempio, fissa la procedura per l'accettazione delle merci e la loro consegna in caso di carenze fisse. In generale, il contratto di fornitura dovrebbe contenere tutti gli articoli descritti di seguito.

Oggetto del contratto: nel nostro caso si tratta della fornitura di calzature di un determinato articolo.

Modalità di effettuazione dell'ordine: Oltre alla quantità totale del prodotto e al prezzo, in questa sezione deve essere specificato il meccanismo di effettuazione dell'ordine. Ad esempio, l'acquirente invia una richiesta, che viene inoltrata al fornitore per l'approvazione e, una volta approvata, il fornitore emette una fattura. In alternativa, il fornitore comunica all'acquirente la quantità disponibile e l'acquirente effettua l'ordine. Questa sezione deve includere la scadenza per ogni fase dell'ordine e la procedura da seguire nel caso in cui l'ordine non possa essere confermato, in tutto o in parte. Cosa deve fare l'acquirente se il fornitore ha a disposizione solo 6 dei 10 modelli di scarpe richiesti? Può annullare l'ordine e cercare l'articolo desiderato presso altre aziende? Tutti questi aspetti devono essere discussi preventivamente con il fornitore e descritti in modo così dettagliato che qualsiasi responsabile possa comprenderne le azioni semplicemente leggendo il contratto.

Modalità di interazione tra le parti: questa clausola dovrebbe delineare la procedura di comunicazione tra le parti, specificando le mansioni delle persone responsabili della corrispondenza e i relativi recapiti. La comunicazione via fax o posta ordinaria è attualmente poco diffusa, poiché ormai tutti comunicano via e-mail. Il contratto dovrebbe includere non solo i numeri di telefono, ma anche indirizzi e-mail specifici, in modo che il cliente possa dimostrare, se necessario, l'effettiva corrispondenza. Non è necessario elencare i nomi dei responsabili, poiché le persone cambiano, ma è opportuno specificare nel contratto le mansioni di coloro che gestiscono la corrispondenza.

Modalità di consegna: ritiro in negozio, consegna a un magazzino, consegna a un magazzino di terzi o trasferimento a un corriere (particolarmente rilevante nelle regioni) – una o l'altra opzione deve essere specificata nel contratto. Se le parti della transazione si avvalgono di un corriere, è necessario specificarne il nome e concordare le modalità di notifica reciproca del trasferimento della merce. È inoltre opportuno prevedere il trasferimento di proprietà in caso di smarrimento accidentale della merce, ad esempio a causa di un incendio nel magazzino del corriere. Generalmente, il rischio di smarrimento accidentale si trasferisce all'acquirente al momento del trasferimento della merce all'acquirente stesso o al corriere. Tuttavia, è possibile concordare nel contratto con il fornitore altre condizioni, come ad esempio una che preveda il trasferimento della proprietà, indipendentemente dalla modalità di consegna, al momento dell'accettazione della merce presso il magazzino dell'acquirente. Questa condizione è svantaggiosa per il venditore e deve pertanto essere oggetto di negoziazione.

Procedura di accettazione del prodotto per la qualità: questa sezione dovrebbe innanzitutto specificare le modalità di accettazione del prodotto. Talvolta l'accettazione avviene al momento della consegna, tramite documentazione, o anche in modo automatico. Nel caso di spedizioni di grandi dimensioni, accettate tramite documentazione e in cui non è possibile effettuare un conteggio manuale dei prodotti imballati, il rischio di ammanchi dovrebbe essere specificato nel contratto. Le aziende dovrebbero concordare nel contratto il comportamento da tenere in caso di apertura di una confezione prima della spedizione al punto vendita e di riscontro di un difetto del prodotto o di una discrepanza nel codice articolo, nel colore o in altre caratteristiche. Solitamente si adotta la seguente procedura: viene convocato un rappresentante del fornitore e, alla presenza di quest'ultimo e di almeno tre persone dell'acquirente, viene redatto un rapporto corredato da fotografie. Questo approccio è vantaggioso per tutte le parti, in quanto evita il rischio di furti da parte di dipendenti di una o dell'altra azienda, che rimarrebbero impuniti.

Politica di reso : Se si negozia efficacemente con il fornitore, è possibile restituire non solo la merce con difetti documentati, ma anche le scorte invendute. Quest'ultima opzione è ovviamente più conveniente in un contratto di commissione piuttosto che in un contratto di fornitura, ma se si tratta di un lotto consistente di merce a prezzi vantaggiosi e con un elevato volume di vendite, il venditore potrebbe insistere per la restituzione delle scorte invendute anche in presenza di un contratto di fornitura. In questo caso, l'ufficio contabilità dell'acquirente dovrebbe prestare attenzione a non incorrere in tasse non necessarie o a non trattare il reso come una cessione inversa, e il venditore dovrebbe consultare un avvocato per formulare correttamente questa clausola nel contratto. Per quanto riguarda la merce restituita a causa di difetti, il contratto deve prevedere un reso incondizionato in caso di reclamo per difetti di qualità da parte dell'acquirente, e deve essere concordato un elenco dei documenti da allegare (dati del passaporto dell'acquirente, ricevuta, ecc.). Ciò è necessario per garantire che il fornitore all'ingrosso stia gestendo un reclamo per difetti di qualità e non un reso di merce invenduta.

Non è male fornire nel contratto quel caso quando il fornitore non risponde al reclamo dell'acquirente. In genere, la formulazione è scritta nel contratto con il seguente significato: l'acquirente invia un reclamo al fornitore e se il fornitore non risponde al reclamo entro 5 giorni, l'acquirente si rivolge al tribunale. Tuttavia, un tale ultimatum è inefficace, perché l'acquirente dovrà fare causa, il che è piuttosto costoso. Puoi renderlo più complicato e scrivere nel contratto una condizione in base alla quale l'assenza di un'obiezione alla richiesta dell'acquirente per la qualità o la quantità di merci entro 5 giorni significa che il fornitore accetta la richiesta. Forse gli avvocati del fornitore salteranno questa linea e in futuro una tale formulazione potrebbe servire al buon servizio dell'acquirente.

Per ciascuno degli elementi elencati nel contratto deve essere concordato il più dettagliato possibile, prevedendo eventuali rischi. La discussione dei rischi non costerà un centesimo alle parti, ma in futuro non dovranno discutere e spendere migliaia di rubli e molte ore del loro tempo per risolvere le loro differenze.