Squadra sana: quando commettere errori e trasferire correttamente le attività agli altri dipendenti

Il successo dell'azienda dipende da un'organizzazione ben ponderata e da relazioni salutari nel team. È il leader ad essere maggiormente interessato a garantire che i compiti vengano completati in modo efficiente e puntuale. Ma il noto principio "Se vuoi che il lavoro venga svolto bene, fallo da solo" non è adatto per un leader che vuole fidarsi dei suoi subordinati e raggiungere risultati.

Molti manager spesso non vedono la differenza tra i concetti di "autorità delegata" e "spingere i problemi a un altro", sono convinti gli specialisti delle risorse umane. D'altra parte, i manager non si fidano dei dipendenti, credendo che loro stessi possano fare un lavoro migliore, e questo è un problema serio. In ogni caso, questo porta a una violazione del processo di lavoro, riducendo l'efficacia dell'azienda e la fiducia dei subordinati alla testa.

Il silenzio degli errori non porta al bene

Se la relazione sull'adempimento dell'incarico può essere lontana dalla realtà, se i dipendenti hanno paura di ammettere i propri superiori in calcoli errati, cercheranno di giustificare o spostare la colpa su colleghi, fornitori e altri fattori esterni. Spesso il capo dell'azienda teme per la sua autorità, quindi non ammette mai il proprio errore. È pronto a molto per salvare la faccia e non nota che il desiderio di nascondere gli errori non si rafforza, ma mina la sua autorità. Se riesce a parlare apertamente dei suoi errori, i dipendenti si fidano di più di lui e non hanno paura di ammettere i propri errori.

Nascondere errori è una pratica pericolosa in un'azienda. Molti di essi possono essere corretti immediatamente dopo il verificarsi senza quasi alcun costo aggiuntivo, ma solo se dipendenti o colleghi senior vengono informati correttamente e in tempo. Più spesso, accade che gli errori vengano ignorati fino a quando il danno causato porta a evidenti difficoltà e problemi finanziari. La tempestiva identificazione ed eliminazione degli errori è facilitata, innanzitutto, dal tipo di controllo aperto.

Delegati: significa trust

Come capire, il capo delega una parte dell'autorità al suo subordinato per svolgere compiti di lavoro specifici o semplicemente "spinge" alcuni lavori su di lui (ovvero, il dipendente ha alcune responsabilità), ma non gli conferisce l'autorità (diritti) di eseguirla? Se il compito è semplicemente "spinto" sul subordinato, non riceve istruzioni specifiche e non sa quale dovrebbe essere il risultato dei suoi sforzi. Ma se l'autorità è delegata a svolgere un compito specifico, allora il dipendente sa chiaramente cosa, quando e con quali mezzi deve fare. Gli aspetti strategici della gestione dell'azienda sono lasciati alla discrezione del manager, che decide cosa e a chi affidare.

Gestione, collaborazione e comprensione sono le parole chiave che definiscono le attività manageriali in qualsiasi azienda. Un'efficace allocazione del tempo a ciascuna di queste aree di responsabilità definisce un leader competente. Se un leader si sente sotto pressione per la mancanza di tempo, questo è un segnale primario di cattiva gestione delle responsabilità, sia proprie che dei suoi collaboratori.

"Condividiamo quattro gradi di delega di autorità", afferma la business coach Anya Pabst. "Esistono quattro concetti: gestire, guidare, supportare e trasmettere". Una buona abitudine per qualsiasi leader dovrebbe essere il desiderio nella comunicazione con i dipendenti di passare dalla direzione alla direzione, al supporto e, in definitiva, al trasferimento di autorità.

Il primo livello, quello gestionale, implica il minimo livello di responsabilità da parte dei dipendenti. Essi seguono automaticamente le istruzioni senza prendere alcuna iniziativa, ad esempio, disponendo i prodotti sugli scaffali in un ordine specifico o ordinando le taglie richieste dal magazzino.

La seconda fase, quella della direzione , implica che il manager assegni compiti più generali, i cui tempi di completamento possono variare. Ad esempio, prima di un cambio stagionale dell'allestimento delle vetrine, un manager potrebbe semplicemente indicare quali marchi privilegiare, anziché "stare con il fiato sul collo" del dipendente e monitorarne ogni azione.

Il terzo e il quarto livello – supporto e trasferimento – rappresentano il livello di responsabilità più elevato per il dipendente. Quest'ultimo è responsabile non solo del processo, ma anche del risultato. Il responsabile fornisce supporto e consigli su come gestire le situazioni difficili, ma si fida del dipendente e lo lascia libero di prendere le proprie decisioni. Ad esempio, un dipendente responsabile della partecipazione a una fiera comunica direttamente con gli organizzatori e decide come progettare uno stand o quale tipografia utilizzare per il materiale informativo, rivolgendosi al responsabile solo per le questioni più importanti.

La chiave per delegare l'autorità è la fiducia. Il leader deve fidarsi del suo dipendente - non è vano che una volta sia stato assunto e selezionato per il lavoro attuale. E il dipendente deve fidarsi del suo supervisore, ad esempio, nel fatto che si affida alla sua opinione su determinate questioni e successivamente chiede esattamente cosa gli è stato ordinato di fare. Questa è la base di una squadra sana, poiché gli esecutori diretti adottano spesso lo stile di lavoro stabilito dalla leadership.

Vai lì, non so dove

Questa è la frequenza con cui i compiti di gestione ai loro dipendenti sembrano. Idealmente, la delegazione competente dell'autorità e la distribuzione delle responsabilità dovrebbero creare tale atmosfera nell'impresa quando ogni dipendente conosce la propria area di responsabilità ed esegue le attività, essendo responsabile del risultato nei confronti del proprio supervisore immediato. Tuttavia, in pratica, i superiori spesso dimenticano le leggi della logica e quindi, invece del lavoro svolto, ottengono il risultato opposto.

Ecco alcuni degli errori di gestione più comuni che disturbano l'azienda. Quindi, spesso i compiti stessi non sono chiaramente formulati nelle labbra del management. Se il dipendente non ha ricevuto un'idea chiara di ciò che gli viene richiesto, non sorprende che il risultato non sia adatto alla direzione. Pertanto, vale la pena integrare il desiderio di esaurire più rapidamente la collezione dell'anno scorso con un permesso per introdurre sconti e una campagna pubblicitaria.

Quando si assegna un compito, è necessario stabilire chiaramente i diritti del dipendente, poiché i poteri di un determinato dipendente nell'ambito di un compito nella norma standard e nella descrizione del lavoro non possono essere contenuti. Non vale la pena sperare che un subordinato, prendendo come base un elenco dei suoi doveri ufficiali, determinerà autonomamente l'insieme dei suoi poteri nell'ambito di un lavoro specifico.

I supervisori spesso peccano impartendo istruzioni senza prestare attenzione alle responsabilità di un determinato dipendente. Il problema è spinto su colui che si è alzato per un braccio. Ma il dipendente dell'area di vendita non dovrebbe eseguire il lavoro di un caricatore, anche se il gestore richiede di scaricare immediatamente la merce arrivata. E il lavoro del pulitore, se qualcosa si è schiantato o rovesciato nella hall, non dovrebbe essere eseguito dal venditore. Certo, le situazioni sono diverse, ma quando la confusione sulle responsabilità non diventa l'eccezione, ma la regola, dovresti aspettarti problemi nella squadra.

Molte domande sorgono se l'attività viene data verbalmente e non viene registrata in alcun modo su carta o in un documento elettronico. Il manager può dimenticare qualcosa e quindi presentare reclami al dipendente. A sua volta, il dipendente può anche perdere di vista qualcosa se lui stesso non ha scritto le sue parole per il manager immediatamente dopo aver ricevuto l'incarico. Un ordine scritto ti salverà da incomprensioni e possibili problemi.

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Non assegnare compiti, imposta l'attività per risolvere i problemi

Un buon leader lo sa: se non presti sufficiente attenzione alla formulazione del compito e all'organizzazione della sua attuazione, allora non ci sono praticamente possibilità di distribuire adeguatamente il lavoro tra subordinati. Pertanto, è necessario ricordare le premesse di base che consentono di delegare con competenza l'autorità:

• l'attività dovrebbe essere chiaramente formulata;

• l'attività dovrebbe essere delegata direttamente al suo esecutore;

• la persona a cui viene trasferita l'attività deve disporre dell'autorizzazione per eseguire tali attività;

• è necessario prestare attenzione al rispetto della gerarchia, della subordinazione;

• una persona deve possedere le conoscenze e le capacità professionali necessarie;

• una persona può completare questo compito, usando le sue qualità e abilità meglio, più velocemente e / o meno di te (il leader).

Idealmente, i dipendenti dell'impresa non dovrebbero svolgere attività individuali, ma essere responsabili di una serie di problemi. L'area di responsabilità per ciascun dipendente implica una maggiore indipendenza e un approccio più globale alle imprese. Un tale modo di fare affari sviluppa la responsabilità personale nelle persone e insegna loro a vedere le prospettive dell'impresa, e il leader può conoscere meglio se stesso e i propri subordinati, oltre a liberare tempo per risolvere questioni veramente importanti.

Perfezionismo della paura

E infine, se il leader ha diviso correttamente le responsabilità dei subordinati e le attività distribuite, ha bisogno di ricordare un altro pericolo, vale a dire il perfezionismo. Non ci si può aspettare che le attività vengano completate al 100 o 150 percento. I dipendenti, come tutte le persone, possono sbagliarsi. Pertanto, è necessario essere preparati al fatto che anche i lavoratori ideali possono commettere errori. Qualsiasi errore può essere corretto, soprattutto se si risolve il problema insieme.

Non puoi ammettere di aver mentito

Ora parliamo di dove è iniziato il materiale, degli errori di silenziamento. L'abitudine di nascondere gli errori è duplice. Da un lato, come già accennato, l'atmosfera nella squadra è formata dalla politica di leadership e dall'atteggiamento delle autorità nei confronti dei propri errori di calcolo. Un altro aspetto sono le peculiarità della socializzazione dei dipendenti stessi, le regole non dette adottate nella società.

Se la società della scuola e prima della pensione pratica la responsabilità collettiva per gli errori, le persone inconsciamente cercano di nascondere le carenze, piuttosto che correggerle. Ciò ti consente di rimanere nella zona di comfort: non aumentare la professionalità, non assumersi la responsabilità delle decisioni, non imparare dagli esempi senza successo. Ciò è anche facilitato dal sistema di ammende monetarie spesso utilizzato nel commercio al dettaglio, che alla fine porta molto più perdite che risparmi.

Un'alternativa redditizia al sistema di penalità è un sistema di premi . Ad esempio, un dipendente che è stato puntuale al lavoro durante il periodo di riferimento e non ha ricevuto reclami dai clienti riceve il bonus massimo in aggiunta al suo stipendio standard. Chi ha commesso delle mancanze riceverà un bonus inferiore. Molte aziende occidentali adottano la politica di punire non chi commette un errore, ma chi lo nasconde. Le persone sono inclini a sbagliare, ma i dipendenti non hanno motivo di commettere lo stesso errore due volte: se l'errore è noto e corretto, è meno probabile che un altro dipendente lo commetta.

Se l'errore è seguito da sanzioni, il dipendente colpevole potrebbe lasciare l'azienda e il suo successore probabilmente inciamperà nello stesso posto. Un atteggiamento costruttivo nei confronti degli errori consentirà loro di essere discussi con altri membri del team e ridurrà la probabilità della loro ricorrenza. Tale politica aiuta a ridurre il turnover del personale, il coinvolgimento del personale nel processo aziendale globale e l'accumulazione di esperienza.

Un atteggiamento costruttivo nei confronti degli errori facilita una delega efficace. Se un manager ha paura di affidare compiti importanti ai suoi subordinati, e questi ultimi temono di assumerseli per paura di commettere errori e di essere puniti, non ha senso parlare di crescita aziendale o di motivazione dei dipendenti. Al contrario, se un dipendente non ha paura di assumersi responsabilità e di mostrare iniziativa, consapevole del diritto di sbagliare, sarà responsabile non solo del processo, ma anche del risultato.

Di conseguenza, se a una persona viene dato tale diritto di commettere un errore, uno chef competente si trasforma in un mentore incline a discutere errori, istruire e lodare per i risultati. Rapporti di fiducia nel team, supporto alle iniziative e trasparenza dei processi aziendali trasformano gli errori in esperienza sulla base delle quali è possibile migliorare le qualità professionali. Fiducia, responsabilità, trasparenza dei rapporti all'interno dell'azienda: la garanzia che i compiti vengano completati correttamente e in tempo. La corretta delega di compiti e l'atteggiamento competente nei confronti degli errori aiuteranno a creare e mantenere la cosa più importante - la tua squadra, da cui dipende il benessere dell'azienda.